Bubbleroom söker Kontorsassistent på deltid - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker nu dig som vill arbeta som Kontorsassistent hos oss på Bubbleroom. Du kommer vara en
viktig del i att få de viktiga interna service-delarna att flyta på kontoret. Du blir en del i vårt
Operations, Customer experience team som kommer bestå av tre personer, som i sin tur ingår i marknadsteamet.

Ansvarsområden och arbetsuppgifter

Dina ansvarsområden och uppgifter består bland annat i:
- Ansvar att beställa kontorsmaterial
- Ansvar för kontakt med Riksbyggen, t ex att beställa nyckelkort och att generellt agera som
kontaktyta till Riksbyggen
- Ansvarig för övriga inköp till kontoret (t ex ICA etc, alvedon & plåster)
- Hantera paket UPS/Post Nord
- Ansvar att ta emot besök
- Ansvar för att HLR servas enligt plan samt vissa andra delar som härstammar från vår
Krisplan ( te x väska minnesstund)
- Att ansvara för arbetsuppgifter som trivselgrupp tidigare gjort
- Arkivera avtal och bilagor i medarbetarens akt
- Skicka ut sjukfrånvaro 2 gånger årligen till ledarna
- Stötta ledarna i vissa mötesbokningar (besök samt att boka intervjuer jobbintervjuer)
- Ansvar för kaffemaskiner – funktion och ev service
- Ansvar att ordna frukost/fika
- Ansvara för beställning blommor
- Ansvar beställning resor hos AKI
- Ansvar administration av praktikanter
- Ansvara som skribent på Bubblenet (nyheter, nya medarbetare, koordinera inskickade
nyheter etc)
- Ta emot paket och distribuera vidare till rätt person
- Ansvar att nyanställda får personalrabatt
- Beställning av sällan-grejer, t ex kuvert med Bubbleroom-tryck, papper till printer
- Ta fram köksrutiner och se till att dessa efterföljs
- Ansvara för in- och utgående post
- Beställa frankeringsrullar
- Administrativa rutiner för personalavslut (avsluta personalkonto)- Scanna avtal mm till avtalsdatabasen

Kunskaper och färdigheter
För att trivas i denna rollen behöver du ha erfarenhet av arbete i reception och ett genuint intresse
att ge våra besökare ett bemötande utöver det vanliga. Du behöver ha en god förmåga att
organisera och planera ditt arbete samt datorvana, och goda kunskaper i textbearbetning samt
förståelse av hur ett intranät fungerar. Du behöver kunna uttrycka dig obehindrat i engelska och
svenska i skrift & tal. Du är en person som tycker om att ge service åt andra, och som trivs med det.

Vad kan vi erbjuda?
Bubbleroom erbjuder dig en varierande tjänst hos oss. Vi är mitt inne i en spännande resa, och vi
arbetar aktivt tillsammans för att ständigt förbättra och öka kundnöjdheten, öka trivsel och
arbetsglädje för våra medarbetare samt öka försäljningen och lönsamheten för bolaget. Våra
kärnvärden är mod, driv och tillsammans - och dessa speglar både verksamheten och vilka vi är. Vill du vara med på vår spännande resa?

Villkor
Tjänsten är en tillsvidareanställning motsvarande 50%, med en inledande provanställning på 6
månader, med start omgående eller enligt överenskommelse. Har du frågor kring tjänsten så hör av dig till Anna Bäck anna.back@bubbleroom.com. Vi tillämpar löpande urval, så tveka inte, sök tjänsten idag! Du kan söka tjänsten via snabbknappen nedan eller via länk: https://bubbleroom.varbi.com/what:job/jobID:392700/?lang=se